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Secrétariat de Direction

Secrétariat de Direction


Nom : SORE / KOUANDA

Prénom : Fizeta Safiata

Attributions

Le Secrétariat de Direction du CAPES est une structure placée directement sous l’autorité du Directeur Exécutif. Il est chargé de gérer le flux d’informations entre la Direction et les autres services, d’une part et entre le CAPES et l’extérieur, d’autre part.

Les principales attributions de la Secrétaire de Direction sont :

l’organisation et la tenue du secrétariat du Directeur,

la gestion de la caisse menues dépenses.

Les tâches suivantes sont dévolues à la Secrétaire de direction :

Recevoir, traiter et ventiler le courrier arrivé et départ ;

Effectuer les travaux de saisie et de reproduction (lettres, notes, PV etc.) ;

Procéder au traitement sur logiciels informatiques des documents préparés par le Directeur ;

Tenir les registres du courrier et procéder au classement ;

Préparer et organiser les réunions de travail et autres rencontres de la direction ;

Appuyer les experts dans toutes les tâches de sa compétence ;

Exécuter toute autre tâche administrative qui lui serait confiée (saisie, opérations de caisse) ;

Filtrer les appels et les visites ;

Tenir la caisse des menues dépenses ;

Assurer la vérification de l’exactitude des rapports comptables périodiques ;

Préparer les rapports d’étapes nécessaires : mensuels, trimestriels, annuels et de synthèse de la situation financière du CAPES ;

Ouvrir et tenir à jour les dossiers du personnel ;

Gérer les contrats des consultants et du personnel ;

Gérer l’utilisation des bons d’essence ;

Assurer l’organisation des séminaires, ateliers et conférences ;

Assurer toutes autres tâches à lui confiées par le Directeur Exécutif du CAPES.